Zásady ochrany osobních údajů pohřební služby PEGAS CZ s.r.o.

Pohřební služba PEGAS CZ s.r.o., IČO: 256 31 845, se sídlem V úvalu 87/18, Motol, 150 00 Praha 5, zapsaná v obchodním rejstříku u Městského soudu v Praze v oddíle C, vložka 56424, zastoupená Ing. Jiřím Hamanem, jednatelem (dále jen „My“ nebo „Společnost“) jakožto správce osobních údajů dbá na ochranu vašeho soukromí, přičemž si Vás tímto dovoluje informovat o níže specifikovaném shromažďování a zpracovávání osobních údajů a zásadách ochrany soukromí. Seznamte se s postupy ochrany osobních údajů a s případnými dotazy se na nás obraťte pomocí e-mailu: gdpr@pegascz.com

Níže v textu se dozvíte zejména:

1. Jaké Vaše osobní údaje zpracováváme;
2. Za jakým účelem a jakým způsobem budou Vaše osobní údaje zpracovávány;
3. Komu mohou být Vaše osobní údaje předány;
4. Po jakou dobu budou Vaše osobní údaje zpracovávány;
5. Jaká jsou ve vztahu k ochraně osobních údajů Vaše práva.

Po přečtení následujících informací se tedy dozvíte více o tom, jak shromažďujeme, ukládáme a používáme osobní údaje o Vás při uzavření příkazní smlouvy nebo jiné smlouvy o poskytnutí našich služeb, při kontaktování naší Společnosti z Vaší strany, jakož i při interakci nebo používání našich webových stránek (https://www.pohrebpegas.cz) nebo v rámci jakékoliv související činnosti.

1.         Jaké Vaše osobní údaje zpracováváme?
Jestliže s námi uzavřete příkazní smlouvu nebo jinou smlouvu o poskytnutí služeb, můžeme o Vás shromažďovat a zpracovávat Vaše osobní údaje, jakož i případně údaje dalších osob, které nám v souvislosti se smlouvou poskytnete (např. údaje o žijícím manželovi a žijících rodičích zesnulé osoby, pokud si přejete, abychom pro Vás zajistili vyhotovení potvrzení pro matriku úmrtí a vyhotovení úmrtního listu, nebo dále údaje o Vašich rodinných příslušnících, případně jiných blízkých osobách, kterým si přejete oznámit bližší podrobnosti o Vašem posledním rozloučení). Poskytnutí určitých níže uvedených osobních údajů je nezbytné pro účely uzavření a plnění příkazní smlouvy nebo jiné smlouvy o poskytnutí služeb.
Naše společnost zpracovává pouze osobní údaje, které nám sami poskytnete a osobní údaje, které Společnost získá v souvislosti s poskytováním služeb. Pakliže nám neposkytnete osobní údaje v rozsahu nezbytném pro uzavření a plnění smlouvy či plnění právních povinností, je tato skutečnost důvodem k neuzavření smlouvy.

Osobními údaji, které naše Společnost zpracovává, mohou být zejména:

1. jméno a příjmení;
2. adresa bydliště;
3. rodné číslo;
4. telefonní číslo;
5. emailová adresa;
6. příbuzenský vztah k zesnulé osobě.

Osobními údaji o žijícím manželovi a žijících rodičích zesnulé osoby, které naše Společnost zpracovává, pokud si přejete, abychom pro Vás zajistili vyhotovení potvrzení pro matriku úmrtí a vyhotovení úmrtního listu, mohou být zejména:

1. jméno a příjmení;
2. rodné číslo;
3. datum uzavření sňatku a další údaje obsažené v oddacím listu.

Pokud nám tyto osobní údaje uvedených osob neposkytnete, nemůžeme pro Vás vyhotovit potvrzení pro matriku úmrtí, ani zajistit vyhotovení úmrtního listu.
Osobními údaji o Vašich rodinných příslušnících, kterým si přejete oznámit bližší podrobnosti o Vašem posledním rozloučení, mohou být zejména:

1. jméno a příjmení;
2. adresa bydliště.

Pokud nám tyto osobní údaje uvedených osob neposkytnete, nebudeme moci splnit Vaše přání kontaktovat uvedené osoby v případě provádění Vašeho posledního rozloučení dle uzavřené smlouvy.
V případě, že se nás rozhodnete kontaktovat, aniž byste s námi uzavřeli jakoukoli smlouvu (např. prostřednictvím e-mailu, kontaktního formuláře umístěného na našich webových stránkách, telefonického hovoru apod.), naše Společnost zpracovává pouze osobní údaje, které nám sami dobrovolně poskytnete (např. za tím účelem, abychom pro Vás mohli vyhotovit konkrétní nabídku našich služeb či zboží nebo abychom Vás zpětně kontaktovali s odpovědí na Váš dotaz). Jestliže nás kontaktujete prostřednictvím webových stránek, zejména pokud využijete náš kontaktní formulář, můžete být požádáni o vyplnění určitých údajů o Vaší osobě. Těmito údaji mohou být zejména:

1. Vaše křestní jméno a příjmení;
2. Adresa Vašeho bydliště;
3. Telefonní číslo;
4. Emailová adresa.

Neposkytnutí uvedených údajů může mít za následek nezodpovězení Vašeho dotazu.
Poskytnutí Vašich osobních údajů v rozsahu jméno a příjmení, adresa Vašeho bydliště (resp. kontaktní adresa), telefon a e-mailová adresa je nezbytné pro to, abychom Vás mohli kontaktovat v případě, že jste projevil zájem o služby či zboží inzerovaných na našich webových stránkách prostřednictvím příslušeného kontaktního formuláře, a to za účelem sjednání data a místa osobního jednání pro sjednání pohřbení. Jejich neposkytnutí může mít za následek, že nebudete naší Společností kontaktováni za účelem sjednání data a místa osobního jednání pro sjednání pohřbení.
Na našich webových stránkách používáme tzv. cookies. Cookies používáme na našich webových stránkách zejména k usnadnění využívání našich webových stránek prostřednictvím Vašeho PC (nebo jiného zařízení s přístupem na internet, jako je např. smartphone nebo tablet) během návštěvy stránek https://www.pohrebpegas.cz. Soubory cookies slouží především k tomu, abychom umožnili urychlení Vaší příští návštěvy a zpříjemnili používání našich webových stránek. Soubory cookies dále užíváme pro analýzu návštěvnosti webu a hodnocení reklamní kampaně. Více informací o využití cookies naleznete v Informaci o využití cookies na tomto odkazu: https://www.pohrebpegas.cz/informace-o-vyuziti-cookies

2.         Jak využíváme tyto osobní údaje (účel zpracování)?
Veškeré údaje, které nám poskytnete, využíváme toliko pro účely plnění smlouvy. Poskytnutí osobních údajů pro účely plnění smlouvy jsou naším smluvním požadavkem a jejich neposkytnutí může mít za následek neuzavření smlouvy nebo nemožnost jejího řádného splnění v důsledku Vašeho zavinění.
Jestliže jste s námi dosud žádnou smlouvu neuzavřel, pak veškeré údaje, které nám poskytnete prostřednictvím našich webových stránek, e-mailové zprávy, kontaktního formuláře, telefonického hovoru apod. využíváme toliko k tomu, abychom Vás kontaktovali zpět a poskytli Vám informace, o nichž jste nás požádali, tedy např. abychom Vás seznámili s vyhotovenou konkrétní nabídkou Vámi zvolené služby či zboží nebo abychom si s Vámi mohli dohodnout datum a místo osobního jednání pro sjednání pohřbení apod. Přičemž pokud by z Vaší strany došlo k přijetí námi vyhotovené nabídky služeb či zboží, pak Vaše údaje užijeme rovněž k uzavření a následnému plnění smlouvy.
Vaše osobní údaje jsme rovněž oprávněni případně zpracovávat i za účelem plnění jiných zákonných právních povinností, které jsou naší Společnosti stanoveny zvláštními právními předpisy, případně za účelem ochrany oprávněných zájmů naší Společnosti či třetí strany, pokud by takové zpracování bylo nezbytné.

3.         Kdo má přístup k Vašim osobním údajům?
Vaše osobní údaje zpracovává jako správce naše Společnost, přičemž přístup k Vašim osobním údajům mají pouze zaměstnanci naší Společnosti pověření zpracováním osobních údajů, kteří jsou povinni zachovávat mlčenlivost o všech osobních údajích, s nimiž se při své pracovní činnosti pro naši Společnost seznámí. Tato mlčenlivost trvá i po skončení pracovního poměru nebo jiného obdobného poměru. Vaše osobní údaje mohou být dále za výše specifikovanými účely (zejména řádného plnění uzavřené smlouvy, ev. za účelem plnění právních povinností Společnosti), předány našim subdodavatelům, aby pro Společnost provedli zpracování, a to pouze v rozsahu nezbytném a souladném s právními předpisy. Vaše osobní údaje můžeme dále zpřístupnit též oprávněným třetím subjektům dle příslušných právních předpisů, zejména orgánům veřejné moci (např. orgány činné v trestním řízení apod.).
Vaše osobní údaje neposkytujeme ani neprodáváme třetím subjektům s výjimkou výše specifikovaných subjektů, které pro nás provádí příslušné zpracování.

4.         Jaká je doba zpracování Vašich osobních údajů?
Vaše osobní údaje zpracováváme po dobu nezbytně nutnou, tj. po dobu, po kterou Vám poskytujeme naše služby či plníme vzájemnou smlouvu, nebo po dobu nezbytnou k plnění archivačních nebo jiných povinností dle platných právních předpisů, jimiž jsou například zákon o dani z přidané hodnoty, zákon o účetnictví nebo zákon o archivnictví. Po ukončení (resp. splnění) smlouvy můžeme Vaše osobní údaje uchovávat též za účelem ochrany oprávněných zájmů Společnosti, a to po dobu běhu promlčecích lhůt, příp. též po dobu běhu procesních lhůt určených k uplatnění našich nebo Vašich práv v případném soudním či jiném řízení.
Osobní údaje o žijícím manželovi, žijících rodičích zesnulé osoby nebo o jiných žijících rodinných příslušnících, popř. jiných osobách, kterým si přejete oznámit skutečnosti týkající se Vašeho posledního rozloučení, zpracovává Společnost po dobu nezbytně nutnou, nejdéle však po dobu plnění příslušné smlouvy. Po této době mohou být osobní údaje uchovávány pouze pro účely daňové, účetní či jiné zákony stanovené (tj. plnění právních povinností Správce), a to v rozsahu stanoveném příslušnými právními předpisy, a též za účelem ochrany oprávněných zájmů Společnosti.
Pokud jste s námi smlouvu neuzavřel a pouze jste nás kontaktoval se svým dotazem, připomínkou, žádostí apod., pak jsou Vaše osobní údaje zpracovávány po dobu nezbytnou k vyřízení Vašeho požadavku a rovněž přiměřenou dobu poté za účelem ochrany oprávněných zájmů naší Společnosti, např. po dobu běhu promlčecích lhůt. Pokud s námi následně uzavřete smlouvu, budou Vaše osobní údaje zpracovávány po dobu plnění smlouvy a určitou dobu poté, k tomu rovněž viz výše.

5.         Jakým způsobem jsou Vaše osobní údaje zabezpečené?
Naše Společnost používá vhodná technická, organizační a administrativní bezpečnostní opatření k ochraně Vašich osobních údajů. Těmito opatřeními jsou Vaše osobní údaje chráněny před ztrátou, zneužitím, neoprávněným přístupem, zveřejněním, změnami či zničením.

6.            Jaká jsou Vaše práva ve vztahu k ochraně osobních údajů?
Vaše práva k námi prováděnému zpracování Vašich osobních údajů jsou následující:

1. Právo na přístup k Vašim osobním údajům;
2. Právo na opravu Vašich osobních údajů;
3. Právo na výmaz Vašich osobních údajů;
4. Právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů;
5. Právo na přenositelnost Vašich osobních údajů;
6. Právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů, je-li zákonnost zpracování založena na souhlasu se zpracováním osobních údajů;
7. Právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů;
8. Právo podat stížnost na zpracování Vašich osobních údajů.

Níže je blíže vysvětlen obsah Vašich jednotlivých práv, tak aby bylo možno učinit si o jejich obsahu bližší obraz. Veškerá Vaše práva můžete uplatnit tak, že nás kontaktujete na emailové adrese gdpr@pegascz.com. Stížnost ve smyslu písmene h) je možno podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, webová stránka: www.uoou.cz.

a) Právo na přístup k osobním údajům
Obsahem tohoto práva je možnost kdykoliv nás požádat o potvrzení, zdali jsou či nejsou Vaše osobní údaje zpracovávány, a jestliže jsou, za jakými účely, v jakém rozsahu, komu jsou zpřístupněny, po jakou dobu budou zpracovávány, z jakého zdroje byly osobní údaje získány, zda-li dochází na základě zpracování Vašich osobních údajů k automatickému rozhodování, včetně profilování a konečně existuje-li právo na opravu, výmaz, omezení zpracování či vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů.

b) Právo na opravu Vašich osobních údajů
Obsahem tohoto práva je možnost kdykoliv nás požádat o opravu či doplnění Vašich osobních údajů pro případ, že jsou nepřesné či neúplné.

c) Právo na výmaz Vašich osobních údajů
Obsahem tohoto práva je naše povinnost vymazat Vaše osobní údaje pokud:

1. Již nejsou potřebné pro účely, pro něž byly shromážděny nebo jinak zpracovány;
2. Z Vaší strany dojde ke vznesení námitek proti zpracování, přičemž neexistují žádné oprávněné důvody pro zpracování;
3. Zpracování je protiprávní;
4. Existuje naše zákonná povinnost vymazat Vaše osobní údaje.

d) Právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů
Náplní tohoto práva je, že v případě určitých sporných otázek ohledně zpracování Vašich osobních údajů, jsme povinni omezit zpracování Vašich osobních údajů, pokud nás o to požádáte. Toto omezení znamená, že Vámi vybrané osobní údaje označíme a zajistíme, aby nebyly nadále zpracovány jinak než jejich uložením. To neplatí, nastane-li některá z výjimek předpokládaná právními předpisy.
Spornými otázkami ve smyslu výše uvedeného je skutečnost, že:

1. Popíráte přesnost osobních údajů, přičemž zpracování osobních údajů bude omezeno po dobu potřebnou k ověření přesnosti zpracování osobních údajů;
2. Zpracování je protiprávní a Vy odmítáte výmaz osobních údajů a žádáte místo toho o omezení jejich použití;
3. Společnost již Vaše osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, avšak Vy tyto osobní údaje požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků (právo na omezení zpracování tak chrání Vaše zájmy, neboť Společnost zakazuje jejich vymazání); nebo
4. Jste vznesl námitku proti zpracování osobních údajů, přičemž zpracování osobních údajů bude omezeno, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody Společnosti převažují nad Vašimi oprávněnými důvody.

Pokud pominou důvody pro omezení zpracování Vašich osobních údajů, omezení zpracování bude Společností neprodleně zrušeno.

e) Právo na přenositelnost Vašich osobních údajů
Toto právo znamená, že jestliže jste nám poskytl/a osobní údaje, které se Vás týkají, máte právo po nás požadovat, abychom tyto údaje přímo předali jinému správci osobních údajů, a to ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu za předpokladu, že:

1. zpracování osobních údajů se ve Společnosti provádí automatizovaně;
   a zároveň
2. zpracování je založeno na souhlasu se zpracováním osobních údajů nebo na uzavření či plnění smlouvy.

f) Právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů
U některých kategorií osobních údajů je nezbytné, aby byl z Vaší strany udělen souhlas se zpracováním osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů.
Byl-li z Vaší strany udělen souhlas se zpracováním vybraných kategorií osobních údajů, jejichž zpracování není nezbytné pro účely splnění smlouvy, splnění právní povinnosti Společnosti, ochranu důležitých zájmů Společnosti nebo jiné fyzické osoby, splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci nebo pro účely ochrany oprávněných zájmů Společnosti, jste oprávněni kdykoliv odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů.
Pakliže budete chtít odvolat svůj souhlas se zpracováním vybraných kategorií osobních údajů, k němuž jste dali již dříve svůj výslovný souhlas, postačí v otevírací době některé z našich poboček, jejichž adresy jsou uvedeny na naší webové stránce https://www.pohrebpegas.cz, osobně kontaktovat našeho pracovníka nebo zaslat e-mailovou zprávu, ve které odvoláváte svůj souhlas se zpracováním vybraných kategorií osobních údajů na gdpr@pegascz.com uvedením osobních údajů, u nichž si nepřejete, abychom je nadále zpracovávali. Pro urychlení vyřízení Vaší žádosti Vám doporučujeme do předmětu e-mailové zprávy uvést „odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů“.

Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním. Odvolání souhlasu nemá též vliv na zpracování osobních údajů, které Společnost zpracovává na základě jiného právního titulu.

Dovolujeme si Vás však upozornit, že v současné době Vaše osobní údaje zpracováváme primárně na základě jiných právních titulů, než je udělení Vašeho souhlasu s jejich zpracováním (k tomu blíže viz výše bod 1 a 2 tohoto dokumentu). Toto právo tedy můžete prakticky využít v případě, že jste nás dříve kontaktoval např. prostřednictvím e-mailové zprávy se svým dotazem, podnětem či připomínkou, jestliže jste s námi předtím neuzavřel smlouvu, v jejímž rámci jste nám svou e-mailovou adresu poskytl jakožto povinnou náležitost smlouvy.

g) Právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů
Obsahem tohoto práva je možnost vznesení námitky z Vaší strany proti zpracování Vašich osobních údajů, které zpracováváme i nadále po ukončení poskytování služeb na základě právního titulu oprávněného zájmu. Oprávněným zájmem Společnosti může být například uchování osobních údajů za účelem efektivní obrany Společnosti v případném sporu s klientem, např. o způsobu plnění příkazní smlouvy. Pro tyto účely je Společnost oprávněna uchovávat osobní údaje klienta i po přiměřenou dobu po ukončení poskytování služeb, neboť osobní údaje klienta mohou umožnit Společnosti hájení jejích práv a oprávněných zájmů v případném sporu.
Společnost není oprávněna nadále zpracovávat Vaše osobní údaje, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy, nebo pro určení, výkon, nebo obhajobu právních nároků.

Jestliže budete mít jakékoliv dotazy k tomuto textu nebo ke zpracování Vašich osobních údajů, můžete nás kdykoliv kontaktovat prostřednictvím emailu gdpr@pegascz.com.
V budoucnu můžeme provést jakékoli změny v naší ochraně osobních údajů, přičemž tyto změny budou zveřejněny na naší webové stránce https://www.pohrebpegas.cz. Bude-li to vhodné, budeme Vás informovat, nebo si vyžádáme Váš souhlas. Navštivte proto naši webovou stránku https://www.pohrebpegas.cz, abyste se seznámili s jakýmikoliv aktualizacemi nebo změnami naší ochrany osobních údajů.

Tyto zásady ochrany osobních údajů jsou účinné ode dne 25. 5. 2018.

za společnost PEGAS CZ s.r.o.
Ing. Jiří Haman, jednatel